Protokoll fra Årsmøtet 2020
Årsmøtet ble holdt i Friflyt sine lokaler i Sandakerveien 24 C
Leder Lars Thomte åpnet møtet og ønsket velkommen
Tilstede: 8 styremedlemmer var tilstede og gjorde årsmøtet beslutningsdyktige.
1. Godkjenning av møteinnkalling og dagsorden:
Godkjent
2. Valg av møteleder:
Kjell-Ivar Moland ble valgt som møteleder Lars Thomte ble valgt som referent
3. Gjennomgang av årsberetning:
Lars Thomte leste gjennom beretningen som ble godkjent
4. Regnskap og revisjonsberetning:
Regnskapet ble godkjent med følgende kommentarer:
a. Det ble sagt at det var gjennomført 3 stibyggerkurs, men posten Stibyggerkurs står som 0 i regnskapet. Er kursene blitt betalt eller skylder vi penger? I såfall har vi brukt mer penger enn det budsjettet tilsier? Dette ble gjort rede for i punkt 2 notater til regnskapet. Under tilskudd lokallag ligger disse pengene (100.000 kroner) ført som tilskudd til lokallag, og ikke som stibyggekurs.
b. Alle lokallaget bør få midler eller refundert penger de har brukt. Gjøre det enklere for lokallagene å bruke penger om det settes av et visst beløp til hvert lokallag. Styret tar dette til etterretning til neste års budsjett.
c. Vi må innføre rutiner for at lokallagene dokumenterer hva forhåndsutbetalte midler blir brukt til.
5. Behandling av vedtekter:
Vedtekter ble godkjent med følgende kommentarer:
a. Er nytt Punkt 5 nødvendig i formålsbestemmelsen? Skal vi verve enda flere til syklingen? Er det bærekraftig? Er ikke punktet heller en naturlig del av NOTS som ikke behøver en formålsbestemmelse? Tanken med vedtekten er å kunne vokse som organisasjon og bidra på litt bredere grunnlag enn det vi gjør i dag. Vedtekten vil ikke i seg selv bidra til at nye syklister strømmer til marka. Men vil åpne for at vi kan i større grad enn i dag kan bli et talerør for fritidsaktiviteten terrengsykling, og en organisasjon folk oppsøker for å vite mer om aktiviteten og hvordan man begynner. Vedtekten skal minnes oss på at det vi jobber for er å skape en interesse og ivareta gleden for syklingen også for andre enn oss selv. Vedtekten godkjennes med følgende endringsforslag: fjerne ordlyden «og dermed rekruttere flere utøvere» fra siste del av vedtekten.
b. Endrer vedtekt 5,4 med krav om at årsmøtet skal være minst 4 styremedlemmer for å være beslutningsdyktige.
c. Diskuterte antall medlemmer i styret. Enstemmig vedtatt at 7 styremedlemmer velges ved neste årsmøte.
d. Regler for møtet elektronisk som på årsmøtet. Kan avgi stemme elektronisk OK.
e. Ingen krav til årsmøte i dag. Vi vil gjøre det obligatorisk. De kan ha egne vedtekter, men vi kan lage et forslag til dette. (finnes i dag)
6. Arbeidsplan og budsjett 2020
Budsjett og plan ble godkjent med følgende kommentarer:
a. Vi bør legge opp til flere medlemmer i registeret som et mål for vekst
b. Vi bør også jobbe mer med sponsorater for å få mer inntekter
c. Skal vi budsjettere med å gå i underskudd? Siden vi har mye egenkapital bør vi også bruke av dette. Samtidig bør vi ha en regel for at vi har en minstesum på bok, som et fond vi kan bruke ved anledning. Bør være inne i vedtektene? Tas med til neste årsmøte.
7. Valg av revisor.
Kommentar: bedre å bruke revisorfirma, det er trygt for alle. Styret forhandler frem dette til nest årsmøte. Styre gis fullmakt til å velge revisor.
8. Valg av valgkomite
Kommentar: Styret bør ikke være valgkomite. Vi har ikke en valgkomite til forslag. Får ikke tak i folk til å gjøre dette. Bør være noen utenfor styret. Dette må vi få til på et senere tidspunkt.
Underskrifter for protokollen er Are Sørensen og Berit Benjaminsen.
Oslo 28. mai 2020
